POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous vous demandons de lire attentivement la présente politique de confidentialité car elle contient des informations importantes sur qui nous sommes, comment et pourquoi nous collectons, stockons, utilisons et partageons des informations personnelles, vos droits en ce qui concerne vos informations personnelles et la manière de nous contacter ainsi que les autorités de surveillance en cas de réclamation.

 

Qui sommes-nous ?

Le présent site web est détenu et exploité par les sociétés Millboard suivantes :

The Millboard Company Limited, une société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro de société 06061318. Notre siège social est 1 Argosy Court, Whitley Business park, Coventry CV3 4GA. Millboard est enregistrée auprès de l’office du commissaire à l’information du Royaume-Uni en tant que responsable du traitement des données, sous le numéro d’enregistrement ZA032710.
Millboard Inc, enregistrée sous le numéro 2403224. Agent agréé : The Corporation Trust Company, Corporation Trust Center 1209 Orange St, Wilmington, New Castle, DE, 19801.

Millboard France SAS, 12 Rue Newton, 33370 Tresses, Bordeaux.

Toutes les entités susmentionnées sont détenues à 100 % par Elmdene Group Ltd, Unit A Castle Court, Bodmin Road, Coventry, CV2 5DB, sous le numéro d’enregistrement 06890168.

Millboard recueille, utilise et est responsable de certaines informations personnelles vous concernant. La présente politique de confidentialité vous explique comment nous collectons vos données à caractère personnel, comment nous les stockons, les utilisons et les protégeons. Si nous vous demandons de fournir des informations permettant de vous identifier, ces informations seront uniquement utilisées conformément à la présente déclaration de confidentialité, en accord avec les lois actuelles en matière de protection des données, notamment la loi britannique sur la protection des données (DPA), le règlement général sur la protection des données (RGPD) et le règlement sur la protection de la vie privée et les communications électroniques (PECR), la directive européenne sur la vie privée et les communications électroniques (ePD), ainsi que les lois en vigueur en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, telles que les lois en vigueur dans les États américains et les lois australiennes. Nous nous engageons à respecter la présente politique de confidentialité et les lois relatives à la protection des données, y compris celles en vigueur en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, qui s’appliquent à notre collecte et à notre utilisation de vos informations personnelles.
 

 

Assurer la sécurité de vos informations personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter la perte accidentelle, l’utilisation ou l’accès non autorisé à des informations personnelles. Vos informations seront conservées dans un environnement sécurisé et leur accès sera limité aux personnes qui ont un réel besoin professionnel de les connaître. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.

Pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et administratives appropriées pour sauvegarder et protéger les informations que nous collectons en ligne. Nous utilisons des technologies de pointe pour le traitement et le stockage des données, ainsi que pour les transferts de données, notamment le cryptage et le contrôle d’accès. Vos données à caractère personnel sont traitées avec confidentialité et intégrité.

Nous avons également mis en place des procédures pour faire face à toute atteinte présumée à la sécurité des données. Nous vous aviserons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, en cas l’atteinte présumée à la sécurité des données lorsque la loi nous impose de le faire.

 

Que collectons-nous à votre sujet ?

Nous traitons les données à caractère personnel de nos clients commerciaux et particuliers, de nos distributeurs, des personnes qui nous demandent des renseignements, de nos fournisseurs et de nos employés. Les données que nous traitons sont uniquement celles dont nous avons besoin pour fournir le service, le produit ou l’information que vous avez demandés, à savoir:
 

• Les coordonnées (nom de la personne à contacter, adresse professionnelle, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile) et adresse e-mail) que vous nous avez fournies lors de votre commande ou de votre demande de renseignements/de devis

• Le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail à partir desquels vous nous avez contactés

• Nous pouvons enregistrer et conserver les appels téléphoniques que vous nous adressez ou que nous vous adressons, y compris la date et l’heure des appels.

• Toute autre information personnelle que vous nous avez communiquée lorsque nous avons discuté de vos besoins

• Les informations relatives aux services que nous avons fournis ou que vous nous avez demandés

• Les demandes d’échantillons

• Les enregistrements de garantie

• Les demandes de renseignements/de devis

• Les détails des appels commerciaux que nous vous avons adressés

• Les détails de tout appel ou contact éventuel entre nous

• Les données financières pour la facturation, notamment les coordonnées bancaires pour les paiements (le cas échéant)

• Les informations relatives aux enquêtes ou aux offres

• Le nom d’utilisateur, l’adresse e-mail et les informations de connexion de vos employés qui ont accès à nos systèmes

• Nous collectons des informations à partir de votre ordinateur et à propos de vos visites et de votre utilisation de ce site web. Cela comprend la collecte d’identifiants en ligne uniques tels que les adresses IP, qui sont des numéros qui identifient de manière unique un ordinateur spécifique ou un autre appareil sur Internet. Veuillez consulter notre politique de cookies pour plus d’informations.

 

Où collectons-nous des données à caractère personnel ?

La plupart des données que nous détenons à votre sujet sont des données que vous partagez avec nous via notre site web, ou par e-mail, appels téléphoniques, assistance par chat sur notre site web, réservations de visites de showrooms, recherches d’installateurs, ou par le biais d’événements.
Toutefois, nous pouvons également collecter des données vous concernant à partir des sources suivantes:
 

• De la part d’un tiers agissant au nom d’un client lorsqu’il passe une commande ou fait une demande de renseignements au nom du client
• De la part d’organisations commerciales générant des leads, afin que nous puissions vous envoyer des informations sur nos produits et services
• Informations que vous pouvez mettre à disposition sur les réseaux sociaux
• Automatiquement à partir des appareils que vous utilisez, notamment les numéros de téléphone collectés automatiquement par nos systèmes téléphoniques
• Automatiquement à partir de notre site web, par exemple les cookies et autres technologies similaires

 

Comment utilisons-nous vos informations personnelles ?

Nous respecterons toujours votre vie privée. Dans certains territoires, nous sommes tenus de disposer d’une base juridique pour traiter vos données à caractère personnel. Nous traitons vos données aux fins suivantes et sur la base des fondements juridiques suivants :

Finalité	Type de données	Fondement juridique du traitement
Gérer vos demandes de renseignements et vos demandes concernant nos services et nos produits, et vous fournir les informations, les produits ou les services que vous nous demandez	Nom, coordonnées	Le traitement est nécessaire pour respecter les obligations contractuelles que vous avez acceptées en tant que client, fournisseur ou employé. En d’autres termes, nous utilisons vos informations personnelles pour fournir les services que vous nous avez demandé de fournir, ou que nous vous avons demandé de fournir.
Conclure un contrat avec vous afin de nous aider à fournir ou à administrer nos services.	Nom, coordonnées, informations sur les produits et les paiements
Remplir nos obligations au titre des contrats que nous avons conclus avec vous, notamment les informations relatives à la garantie	Nom, coordonnées, informations sur les produits et les paiements
Vous tenir informé des produits et services qui pourraient vous intéresser.	Coordonnées et toute information relative aux préférences de personnalisation.	Pour nos intérêts commerciaux légitimes. Nous avons procédé à des évaluations de l’intérêt légitime dans lesquelles nos intérêts et ceux de nos clients, fournisseurs, employés, contacts commerciaux et prospects sont pris en compte.
Vous informer des changements apportés à notre service	Coordonnées et informations sur les produits / services
Tenir des registres des clients, fournisseurs et employés actuels, passés et potentiels à des fins administratives	Coordonnées, historique des paiements et toute information relative à l’état de la personnalisation.
Utiliser diverses applications informatiques pour gérer les données à caractère personnel, telles que la sauvegarde des données et les restaurations, l’assistance informatique pour le matériel, les logiciels et les applications afin de permettre à Millboard de remplir ses obligations envers ses clients, ainsi que sa propre administration commerciale	Coordonnées, communications, informations sur les produits / services, historique des paiements, coordonnées bancaires et toute information relative à l’état de la personnalisation.
À des fins d’administration interne, notamment la gestion des tâches et la communication.	Coordonnées, historique des paiements et toute information relative à l’état de la personnalisation
Améliorer nos produits et services.	Coordonnées
Vous inviter à étudier nos produits ou services par le biais de services tiers. Lorsque nous partageons des données à cette fin, le traitement fait l’objet d’un accord écrit qui garantit la mise en place de protections adéquates. Les tiers ne pourront pas utiliser vos données à d’autres fins	Coordonnées
Vous fournir un service adapté à vos préférences	Coordonnées, historique des paiements et toute information relative à l’état de la personnalisation
À des fins de recherche marketing, pour mener des enquêtes de satisfaction auprès des clients et pour répondre à vos visites sur le site web afin d’améliorer nos services.	Coordonnées
Gérer les demandes de crédit	Coordonnées, signature, coordonnées bancaires
Maintenir vos préférences de contact.	Coordonnées et préférences de contact
Gérer notre site web et veiller à ce que son contenu soit présenté de la manière la plus efficace possible pour vous et vos appareils	Cookies essentiels et technologies similaires
Conserver les détails de base des transactions à des fins de déclaration fiscale	Coordonnées et historique des transactions	Respecter une obligation légale ou réglementaire
Lorsque nous avons le droit ou l’obligation légale de divulguer vos informations (par exemple, dans le cadre d’une enquête menée par une autorité publique ou d’un litige juridique)	Coordonnées, communications et historique des transactions
Partager vos informations avec un distributeur si nous ne sommes pas en mesure de fournir un service directement	Coordonnées et toute information relative à l’état de la personnalisation	Lorsque vous nous donnez votre Consentement à cet effet. Vous avez le droit de retirer votre consentement à cette utilisation à tout moment en nous contactant.
Utiliser des cookies non essentiels, tels que des identifiants en ligne, des données de localisation ou d’autres informations techniques sur notre site web (voir notre Politique en matière de cookies)	Voir la Politique en matière de cookies
Vous envoyer des communications marketing directes par e-mail, SMS ou autre communication électronique si vous n’êtes pas un client	Coordonnées, communications et historique des transactions

Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?

Millboard s’engage à ne pas vendre, partager ou communiquer des données à caractère personnel à des sociétés externes à des fins de marketing. Nous partagerons les informations personnelles du client avec les tiers avec lesquels nous sommes amenés à collaborer en votre nom (par exemple, les constructeurs, les architectes et nos distributeurs agréés) ou avec les coursiers auxquels nous faisons appel pour vous livrer les produits. Nous pouvons occasionnellement partager des informations limitées avec des plateformes d’évaluation tierces afin de recueillir les commentaires des clients sur Millboard et nos produits.

Nous conserverons vos données à caractère personnel au sein de Millboard et de nos fournisseurs tiers de confiance, sauf si leur divulgation est requise par la loi, par exemple aux organismes gouvernementaux et aux forces de l’ordre.

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec Elmdene Ltd, qui fournit nos services administratifs, de traitement des commandes, de comptabilité, de marketing, d’enquête, de fabrication, de distribution, d’installation, d’entretien, de gestion de la garantie et autres.

Nous pouvons transférer vos données aux sous-traitants suivants, qui agissent selon nos instructions et avec lesquels nous avons conclu des accords de service et de traitement des données appropriés, conformément aux lois sur la protection des données en vigueur:
 

• Tiers qui fournissent des produits, des services ou des recherches au nom de Millboard, par exemple les distributeurs agréés ou les services administratifs
• Tiers, tels qu’un générateur de leads rémunérés, avec lesquels nous partagerons suffisamment d’informations à des fins de comptabilité et d’administration
• Tiers qui fournissent des services d’étude de marché pour nous aider à améliorer nos produits, notre marketing et nos services
• Tiers qui fournissent des services d’évaluation et qui peuvent vous demander, en notre nom, de remplir un questionnaire ou une évaluation de produit ou de service
• Tiers auxquels nous transférons des droits ou des obligations dans le cadre du contrat que nous avons conclu avec vous
• Lorsque nous avons demandé et obtenu votre consentement
• Lorsque nous sommes tenus ou autorisés à le faire par une loi ou un règlement.

 

Lorsque nous partageons des données avec des agents et des sous-traitants, nous veillons à ce que le traitement des données soit étayé par un contrat écrit et à ce que vos données soient traitées de manière confidentielle et sécurisée, conformément à la législation en matière de protection des données. Le contrat que nous avons conclu avec eux ne leur permet pas d’utiliser vos informations à d’autres fins que l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous.
 

 

Transferts de données

Vos données à caractère personnel peuvent être stockées, traitées et transférées en dehors du Royaume-Uni afin que nous puissions les utiliser conformément à la présente politique. Dans ce cas, nous veillerons à ce que tout transfert de vos informations personnelles d’un pays à un autre soit conforme aux lois relatives à la protection des données et à la vie privée qui s’appliquent à nous.

Nous transférerons vos données à caractère personnel uniquement vers des pays dont le niveau de protection des données à caractère personnel a été jugé « adéquat » par le Royaume-Uni et/ou la Commission européenne.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires de services établis en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, nous pouvons utiliser des clauses contractuelles spécifiques approuvées pour une utilisation au Royaume-Uni et dans l’EEE, qui confèrent aux données à caractère personnel la même protection qu’au Royaume-Uni et dans l’EEE.
 

 

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Toutes les données à caractère personnel seront conservées conformément à notre politique de conservation et de suppression des données. Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire, afin de pouvoir les utiliser aux fins décrites ci-dessus.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données à caractère personnel, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres qui s’appliquent.

Pour nous assurer que vous ne recevrez pas de publicité de notre part après nous avoir demandé de cesser de vous en envoyer, nous devons conserver une trace de cette instruction avec vos coordonnées. Nous conserverons ces informations jusqu’à ce que vous nous demandiez le contraire.

Le cas échéant, nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que la loi l’exige, et lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux.

Tout contact non sollicité par communication électronique avec un particulier (pas d’adresse professionnelle) respectera vos droits personnels en matière de protection de la vie privée en ligne en se limitant à l’utilisation des coordonnées électroniques que vous nous avez fournies dans le cadre de la fourniture par nos soins de services pour lesquels vous nous avez payés ou que vous avez précédemment demandés, et se limitera aux mêmes biens et services ou à des biens et services similaires.

Vos droits et contrôle sur vos données à caractère personnel (Royaume-Uni et Europe)

En vertu du règlement général sur la protection des données et du DPA 2018, vous disposez d’un certain nombre de droits sur vos données à caractère personnel. Il s’agit notamment des droits suivants:
 

• Droit à l’information : le droit d’être informé au sujet des données que nous collectons, des finalités du traitement de vos données, de la durée de leur conservation et des personnes avec lesquelles elles sont partagées. La présente politique de confidentialité a été conçue pour répondre à ce droit.
• Droit d’accès : vous avez le droit de nous demander à tout moment (en formulant une demande d’accès) quelles informations personnelles nous détenons à votre sujet, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons et où nous avons obtenu vos données à caractère personnel. Vous pouvez également demander une copie des informations personnelles. Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de divulguer ou de supprimer vos données.
• Droit de rectification : l’exactitude de vos données à caractère personnel est importante pour nous. Vous pouvez nous demander de rectifier/mettre à jour vos données à caractère personnel, notamment votre adresse et vos coordonnées, à tout moment, et nous le ferons dans les meilleurs délais à votre demande. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement si cela est justifié. Une preuve d’identité peut être exigée dans certains cas.
• Droit à l’effacement : dans certains cas, vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel. Si la demande est valable, nous y répondrons dans les meilleurs délais. Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de supprimer vos données.
• Droit d’opposition : vous avez le droit de « bloquer » ou de supprimer le traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez le droit de refuser les promotions marketing à tout moment. Par exemple, chaque e-mail promotionnel que nous vous envoyons contient un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour vous désinscrire. Lorsque vous formulez une telle demande, nous conservons juste assez de vos données à caractère personnel pour garantir que la restriction sera respectée à l’avenir. Vous avez également le droit de vous opposer à ce que des décisions soient prises par des moyens automatisés (appelés profilage) qui produisent des effets juridiques ou similaires à votre égard.
• Droit de retrait du consentement : lorsque notre traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
• Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un tiers dans certaines situations.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, ou demander des détails sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, ou si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité ou sur les informations que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter :

 

Responsable de la politique juridique et de la conformité
The Millboard Company Limited
1 Argosy Court
Whitley Business Park
Coventry CV3 4GA

Tel: 024 7643 9942
Email: james.etheridge@millboard.co.uk

 

Vos droits et contrôle sur vos données à caractère personnel (international)

Si vous résidez aux États-Unis et que vous souhaitez obtenir des informations relatives aux politiques de confidentialité spécifiques à chaque État, cliquez ici.

Si vous cherchez l’avis relatif au cadre de protection des données de Millboard, cliquez ici

 

Contacter l’autorité de protection des données

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou si vous pensez que nous ne traitons pas vos données à caractère personnel conformément à la loi, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données. Le règlement général sur la protection des données vous donne également le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État de l’Union européenne (ou de l’Espace économique européen) où vous travaillez, résidez habituellement ou dans lequel une violation présumée des lois sur la protection des données a été commise.

 

Contacter l’autorité de protection des données

Pays	Autorité	Contact
Royaume-Uni	Information Commissioner www.ico.org.uk	Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF Tél : +44 (0) 1625 545 745 Outil de dépôt de réclamation concernant les informations personnelles
France	Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) https://www.cnil.fr	3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07 FRANCE Tél : +33 (0)1 53 73 22 22
Allemagne	Bundesbeauftragter fur Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI) https://www.bfdi.bund.de	Graurheindorfer Str. 153 53117 Bonn Tél : +49(0)228 997799-0 E-mail : poststelle@bfdi.bund.de
Norvège	Datatilsynet www.datatilsynet.no/	Datatilsynet P.O. Box 458 Sentrum NO-0105 Oslo
Australie	Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) https://www.oaic.gov.au/	GPO Box 5288, Sydney NSW 2001 Tél : 1300 363 992 Fax : +61 2 6123 5145 Formulaire de réclamation en matière de protection de la vie privée

 

 

Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Le cas échéant, nous vous en informerons sur notre site web.

La présente politique de confidentialité a été publiée en octobre 2023 (V.3).