Déclaration de confidentialité des candidats

Déclaration de confidentialité des candidats 

La présente déclaration de confidentialité des candidats définit les données personnelles que Millboard (ci-après dénommée « la Société » ou « nous ») détient à votre sujet et la manière dont nous les collectons et les utilisons lorsque vous postulez à un poste au sein de notre entreprise. 

Il est important que vous lisiez attentivement la présente déclaration de confidentialité, ainsi que toute autre information que nous pourrions vous fournir de temps à autre sur la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles. Vous devez également lire notre politique de protection des données RGPD, qui explique nos obligations en matière de données personnelles et la manière dont nous les sécurisons, ainsi que ce que nous attendons de vous lorsque vous traitez des données personnelles dans le cadre de votre travail. 

Millboard s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles de ses employés et candidats. Nous n’utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Veuillez lire attentivement la présente déclaration de confidentialité, car elle contient des informations importantes sur la manière dont nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos informations personnelles, vos droits en matière d’informations personnelles et la manière de nous contacter en cas de réclamation. 

Qui sommes-nous 

Millboard est le responsable du traitement des données, ce qui signifie que nous sommes chargés de décider comment nous conservons et utilisons les données à caractère personnel vous concernant. Millboard comprend les sociétés suivantes : 

The Millboard Company Limited, société à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 06061318. Notre siège social est situé au 1 Argosy Court, Whitley Business park, Coventry CV3 4GA, Royaume-Uni. Millboard est enregistrée auprès du Bureau du commissaire à l’information en tant que responsable du traitement des données, sous le numéro d’enregistrement ZA032710. 

Millboard Inc, sous le numéro d’enregistrement 2403224. Agent enregistré : The Corporation Trust Company, Corporation Trust Center 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE, 19801. 

MILLBOARD SAS, dont le siège est sis 12 rue Newton 33370 TRESSES, France, enregistré auprès du RCS de Bordeaux sour le SIREN 803013929.   

Toutes les entités susmentionnées sont détenues à 100 % par Elmdene Group Ltd, 1 Argosy Court, Whitley Business park, Coventry CV3 4GA, Royaume-Uni, sous le numéro d’enregistrement 06890168. 

Loi sur la protection des données 

Millboard se conformera à la loi sur la protection des données, et les informations que nous détenons à votre sujet seront : 

Traitées de manière légale, équitable et transparente 

Collectées uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs spécifiques indiqués 

Exactes et à jour 

Conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire 

Mises à disposition sur demande 

Transférées par des moyens sécurisés, que ce soit par voie électronique ou autre 

Les employés et les candidats sont pleinement informés des raisons de la collecte des données et reçoivent des détails sur la finalité pour laquelle les données seront utilisées. 

Sécurisation de vos données personnelles 

Vos informations personnelles seront protégées par les processus de gouvernance et de conformité des données de Millboard, y compris les politiques et procédures de sécurité de l’information de l’entreprise (système de gestion de la sécurité de l’information (ISMS)). 

Vos informations seront conservées dans un environnement sécurisé et leur accès sera limité aux personnes qui ont un besoin professionnel réel de les connaître. Les personnes qui traitent vos informations le feront uniquement de manière autorisée et sont soumises à une obligation de confidentialité. 

Afin d’empêcher tout accès ou divulgation non autorisés, nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et managériales appropriées pour sauvegarder et protéger les informations que nous collectons en ligne. Nous utilisons des technologies de pointe pour le traitement et le stockage des données, ainsi que pour les transferts de données, y compris le cryptage et le contrôle d’accès. Vos données personnelles sont traitées de manière confidentielle et intégrale. 

Ce que nous collectons à votre sujet 

La société ne conserve que les données personnelles directement pertinentes pour ses employés et candidats. Ces données seront conservées et traitées conformément aux principes de protection des données et à la présente politique. 

Les catégories suivantes de données personnelles peuvent être collectées, conservées et traitées par la société : 

Les informations que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation 

Les informations que vous avez fournies sur notre formulaire de candidature, notamment votre nom, votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail personnelle, vos antécédents professionnels, vos qualifications, votre salaire actuel, les informations relatives à votre permis de conduire, les restrictions de résidence au Royaume-Uni, l’obligation d’obtenir un permis de travail 

Toute information que vous nous fournissez lors d’un entretien 

Toute autre information que vous nous fournissez au cours du processus de candidature, sous quelque forme que ce soit, y compris les « documents de présentation ou de test » (le cas échéant) 

Résultats de tout test effectué dans le cadre du processus de candidature 

Nous pouvons également collecter, stocker et utiliser les « catégories spéciales » suivantes d’informations personnelles plus sensibles si vous les fournissez volontairement : 

Informations sur votre origine ethnique, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques. 

Informations sur votre santé, y compris tout problème médical, dossier médical et dossier de maladie. 

Informations sur les condamnations pénales et les infractions. 

Nous utilisons la vidéosurveillance pour surveiller et collecter des images et des sons (bruits, pas conversations) à des fins de prévention et de détection des crimes. Pour plus de clarté, les caméras de vidéosurveillance n’enregistrent pas les conversations. 

Comment nous collectons vos données personnelles 

De votre part : vous nous fournissez la plupart des données personnelles vous concernant que nous détenons et utilisons. 

Sources internes : dans certains cas, les employés actuels peuvent faire des recommandations concernant des candidats potentiels. Ces employés ajouteront des données personnelles concernant ces candidats potentiels. 

Sources externes : certaines des données personnelles vous concernant que nous détenons et utilisons peuvent provenir de sources externes. Par exemple, 

des agences de recrutement spécifiques auprès desquelles nous collectons des informations générales de contact, votre CV et vos qualifications. 

vos références, auprès desquelles nous collectons les dates d’emploi, les raisons de votre départ, des informations relatives à votre honnêteté, votre fiabilité, votre ponctualité, votre capacité à travailler en équipe, la qualité de votre travail, etc. 

nous pouvons obtenir des informations vous concernant à partir de sources accessibles au public, telles que votre profil LinkedIn ou d’autres sources issues des réseaux sociaux ; 

Les informations détenues par les sources de candidature, telles que les sites d’emploi, qui nous fournissent des informations supplémentaires en plus de celles que vous avez fournies dans votre candidature. 

Comment nous utilisons vos données personnelles 

Toutes les données personnelles des candidats collectées par la société sont recueillies afin de garantir que la société puisse évaluer efficacement les candidats à un emploi et se conformer à ses obligations en matière d’égalité des chances. Les données personnelles sont également utilisées par la société pour remplir toutes les obligations pertinentes imposées par la loi. 

Le tableau ci-dessous résume la manière dont nous utiliserons les informations personnelles que nous collectons à votre sujet, ainsi que notre objectif et la base juridique du traitement de vos données personnelles : 

Données personnelles, objectif Conservation des dossiers pour nos processus de recrutement, base juridique du traitement 

Données biographiques (y compris nom, titre, coordonnées) Toute information que vous nous fournissez dans votre CV et votre lettre de motivation ; qualifications (y compris formation scolaire, professionnelle et continue) ; salaire actuel ; informations relatives au permis de conduire ; Informations que vous fournissez lors de votre entretien ; résultats de tout test effectué dans le cadre du processus de candidature Performances et évolution de carrière ; références (dates des emplois précédents, raisons du départ, détails concernant l’honnêteté, la fiabilité, la ponctualité, la coopération au sein d’une équipe, la qualité du travail) , Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper le poste ; déterminer si vous répondez aux exigences de base pour être présélectionné et invité à un entretien Décider de vous offrir ou non le poste Si le poste vous est proposé, effectuer des vérifications d’antécédents et de références afin de confirmer vos compétences, vos qualifications, votre parcours professionnel et votre aptitude à occuper le poste – décision finale quant à l’embauche ou non , Intérêt légitime 

Informations relatives au recrutement, y compris la correspondance, les vérifications du droit au travail et les documents connexes, lorsque nous en avons besoin pour nous conformer à une obligation légale, par exemple pour vérifier que vous êtes autorisé à travailler dans le pays où vous allez être employé. Obligation légale 

Images et sons (bruits, pas conversations), prévention et détection des crimes; pointage; contrôle du respect des politiques de santé et de sécurité et des règles de stationnement de Millboard; et assistance aux services d’urgence, intérêts légitimes ou obligation légale, motifs juridiques supplémentaires pour le traitement de données spéciales ou autres données sensibles, 

informations médicales (statut de handicap), pour déterminer si nous devons procéder à des aménagements appropriés pendant le processus de recrutement, par exemple pendant un test ou un entretien, ou à tout autre stade du processus, obligation légale / exécution d’un contrat / évaluation de la capacité de travail 

Origine ethnique, croyances religieuses, orientation sexuelle ou santé, Lorsque cela est nécessaire dans l’intérêt public, par exemple pour le contrôle et le signalement de l’égalité des chances, Obligation légale / Intérêt public dans le contrôle de l’égalité des chances au sein du personnel 

images biométriques pouvant être utilisées pour vous identifier, prévention et détection des crimes ; pointage ; contrôle du respect des politiques de santé et de sécurité et des règles de stationnement de Millboard ; et assistance aux services d’urgence, le traitement est nécessaire à l’exécution des obligations et à l’exercice des droits spécifiques du responsable du traitement ou de la personne concernée dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale ; ou le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que les tribunaux agissent dans le cadre de leur compétence judiciaire; 

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous estimons que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l’objectif initial. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire. 

Partage des données 

Millboard peut, de temps à autre, partager les données personnelles d’un employé avec des tiers, à condition que les obligations légales aient été respectées. Par exemple, lorsque votre candidature implique le recours à une agence de recrutement, nous pouvons transmettre à votre agent de recrutement des informations concernant l’avancement de votre candidature, y compris des commentaires sur vos performances au cours du processus de recrutement et les conditions dans lesquelles nous sommes prêts à vous proposer un emploi, le cas échéant. 

Lorsque Millboard engage un tiers pour traiter vos données personnelles en son nom, celui-ci reçoit des instructions écrites, est soumis à une obligation de confidentialité et est tenu de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données personnelles. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions. 

Nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux seuls employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin de les connaître dans le cadre de leur travail. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité. En aucun cas, vos données personnelles ne seront transmises à un service ou à une personne au sein de la société ou à un tiers qui n’a pas raisonnablement besoin d’y avoir accès compte tenu des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et sont traitées. 

Conservation et suppression 

Vos données personnelles ne seront conservées que pendant la durée nécessaire et conformément à la politique de conservation et de suppression de notre société. Nous ne conservons vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire, afin de pouvoir les utiliser aux fins décrites ci-dessus. 

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données personnelles, des finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et de la possibilité d’atteindre ces finalités par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables. 

Si nécessaire, nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que la loi l’exige et lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux. 

Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons généralement vos informations personnelles pendant une période de 6 mois après avoir procédé à la nomination correspondante, sous réserve de toute obligation légale supplémentaire et conformément aux intérêts légitimes de l’entreprise. Nous conservons vos informations personnelles pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en cas de recours juridique, que nous n’avons pas discriminé les candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené le processus de recrutement de manière équitable et transparente. Après cette période, nous détruirons vos informations personnelles de manière sécurisée, conformément aux lois et réglementations applicables, à moins que vous ne nous autorisiez à les conserver pendant une période plus longue, au cas où une autre opportunité se présenterait au sein de l’entreprise pour laquelle nous pensons que vous pourriez être adapté.  

Vos droits et votre contrôle sur vos données personnelles 

En vertu du règlement général sur la protection des données et de la loi de 2018 sur la protection des données, vous disposez d’un certain nombre de droits sur vos données personnelles. Ceux-ci comprennent : 

Droit de savoir: le droit d’être informé des données que nous collectons, des finalités du traitement de vos données, de la durée de conservation de celles-ci et des personnes avec lesquelles elles seront partagées. La présente politique de confidentialité a été conçue pour respecter ce droit. 

Droit d’accès: vous avez le droit à tout moment de nous demander (en faisant une demande d’accès) quelles informations personnelles nous détenons à votre sujet, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons et où nous avons obtenu vos données personnelles. Vous pouvez également demander une copie de ces informations personnelles. 

Droit de rectification: l’exactitude de vos données personnelles est importante pour nous. Vous pouvez nous demander à tout moment de rectifier/mettre à jour vos données personnelles, y compris votre adresse et vos coordonnées, et nous le ferons rapidement à votre demande. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement si cela est justifié. 

Droit à l’effacement: dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles. Si la demande est valable, nous le ferons rapidement. 

Droit d’opposition: dans certains cas limités, vous avez le droit de « bloquer » ou de supprimer le traitement de vos données personnelles. Vous avez également le droit de vous opposer aux décisions prises par des moyens automatisés qui produisent des effets juridiques ou similaires vous concernant. 

Droit de retirer votre consentement: lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. 

Droit à la portabilité: vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un tiers dans certaines situations. 

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, demander des détails sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet ou si vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité ou les informations que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter : 

James Etheridge, responsable de la conformité: james.etheridge@millboard.com 

Mises à jour de la politique de confidentialité 

Nous nous réservons le droit, à tout moment, d’apporter des modifications ou des ajouts à la politique de confidentialité. La dernière version de cette politique de confidentialité sera toujours disponible sur notre site web. La présente politique de confidentialité est datée du 1er novembre 2025.