Datenschutzerklärung für Bewerber

Diese Datenschutzerklärung für Bewerber legt dar, welche personenbezogenen Daten Millboard („das Unternehmen” oder „wir”) über Sie speichert und wie wir diese Daten erheben und verwenden, wenn Sie sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben.

Es ist wichtig, dass Sie die Datenschutzerklärung sorgfältig lesen, ebenso wie alle anderen Informationen, die wir Ihnen von Zeit zu Zeit über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Sie sollten auch unsere DSGVO-Datenschutzrichtlinie lesen, in der unsere Verpflichtungen in Bezug auf personenbezogene Daten und deren Sicherheit sowie unsere Erwartungen an Sie beim Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Arbeit erläutert werden.

Millboard verpflichtet sich, die Privatsphäre und Sicherheit der personenbezogenen Daten von Mitarbeitern und Bewerbern zu schützen. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch, da sie wichtige Informationen darüber enthält, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, speichern, verwenden und weitergeben, welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben und wie Sie uns im Falle einer Beschwerde kontaktieren können.

Wer wir sind

Millboard ist der Datenverantwortliche, was bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie speichern und verwenden. Millboard umfasst die folgenden Unternehmen:

The Millboard Company Limited, eine in England und Wales unter der Firmennummer 06061318 registrierte Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Unser Firmensitz befindet sich in 1 Argosy Court, Whitley Business Park, Coventry CV3 4GA. Millboard ist beim Information Commissioner’s Office als Datenverantwortlicher unter der Registrierungsnummer ZA032710 registriert.

Millboard Inc, unter der Registrierungsnummer 2403224. Registrierter Vertreter: The Corporation Trust Company, Corporation Trust Center 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE, 19801.

Millboard France SAS, 12 Rue Newton, 33370 Tresses, Bordeaux.

Alle oben genannten Unternehmen sind vollständig im Besitz der Elmdene Group Ltd, 1 Argosy Court, Whitley Business Park, Coventry CV3 4GA, unter der Unternehmensregistrierungsnummer 06890168.

Datenschutzgesetz

Millboard hält sich an das Datenschutzgesetz, und die Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, werden:

rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet

nur in dem Umfang erhoben, der zur Erfüllung der angegebenen spezifischen Zwecke erforderlich ist

korrekt und aktuell sein

nicht länger als nötig aufbewahrt werden

auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden

auf sichere Weise, sei es elektronisch oder auf andere Weise, übertragen werden

Mitarbeiter und Bewerber werden umfassend über die Gründe für die Erhebung der Daten informiert und erhalten detaillierte Angaben zum Verwendungszweck der Daten.

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden durch die Datenverwaltungs- und Compliance-Prozesse von Millboard geschützt, einschließlich der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens zur Informationssicherheit (Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS)).

Ihre Daten werden in einer sicheren Umgebung gespeichert, und der Zugriff darauf ist auf diejenigen beschränkt, die einen echten geschäftlichen Bedarf haben, diese zu kennen. Diejenigen, die Ihre Daten verarbeiten, tun dies nur in autorisierter Weise und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.

Um unbefugten Zugriff oder unbefugte Offenlegung zu verhindern, haben wir geeignete physische, elektronische und verwaltungstechnische Verfahren eingerichtet, um die von uns online erfassten Daten zu schützen und zu sichern. Wir verwenden modernste Technologie für die Verarbeitung und Speicherung von Daten sowie für die Datenübertragung, einschließlich Verschlüsselung und Zugriffskontrolle. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich und integer verarbeitet.

Was wir über Sie sammeln

Das Unternehmen speichert nur personenbezogene Daten, die für seine Mitarbeiter und Bewerber unmittelbar relevant sind. Diese Daten werden in Übereinstimmung mit den Datenschutzgrundsätzen und dieser Richtlinie gespeichert und verarbeitet.

Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten können vom Unternehmen erfasst, gespeichert und verarbeitet werden:

Die Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben zur Verfügung gestellt haben

Die Informationen, die Sie in unserem Bewerbungsformular angegeben haben, einschließlich Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, aktuelles Gehalt, Führerscheininformationen, Aufenthaltsbeschränkungen im Vereinigten Königreich, Erfordernis einer Arbeitserlaubnis

Alle Informationen, die Sie uns während eines Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stellen

Alle anderen Informationen, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses in beliebiger Form zur Verfügung stellen, einschließlich „Präsentations- oder Testunterlagen“ (falls zutreffend)

Ergebnisse aller Tests, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses durchgeführt wurden

Wir können auch die folgenden „besonderen Kategorien“ sensiblerer personenbezogener Daten erfassen, speichern und verwenden, wenn Sie diese freiwillig zur Verfügung stellen:

Informationen über Ihre Rasse oder ethnische Zugehörigkeit, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung und politische Meinungen.

Informationen über Ihre Gesundheit, einschließlich aller Erkrankungen, Gesundheits- und Krankheitsakten.

Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.

Wir verwenden Videoüberwachung, um visuelle Bilder und Töne (Geräusche, keine Gespräche) zur Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten zu überwachen und zu erfassen. Zur Klarstellung: Die Videoüberwachungskameras zeichnen keine Gespräche auf.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen

Von Ihnen: Sie stellen uns die meisten personenbezogenen Daten über Sie zur Verfügung, die wir speichern und verwenden.

Interne Quellen: In einigen Fällen können bestehende Mitarbeiter Empfehlungen zu potenziellen Bewerbern abgeben. Diese Mitarbeiter fügen personenbezogene Daten zu diesen potenziellen Bewerbern hinzu.

Externe Quellen: Einige der personenbezogenen Daten über Sie, die wir speichern und verwenden, können aus externen Quellen stammen. Zum Beispiel

bestimmte Personalvermittlungsagenturen, von denen wir allgemeine Kontaktinformationen, Ihren Lebenslauf und Ihre Qualifikationen erfassen.

Ihre genannten Referenzpersonen, von denen wir Daten zum Beschäftigungsverhältnis, Gründe für das Ausscheiden, Angaben zu Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Teamfähigkeit, Arbeitsstandard usw. erfassen

wir können Informationen über Sie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Ihrem LinkedIn-Profil oder anderen sozialen Medien beziehen;

Informationen aus Bewerbungsquellen wie Jobbörsen, die uns zusätzlich zu den von Ihnen in Ihrer Bewerbung angegebenen Informationen weitere Informationen liefern

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Alle von dem Unternehmen erhobenen personenbezogenen Daten von Bewerbern werden erhoben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen Bewerber effizient beurteilen und seinen Verpflichtungen zur Chancengleichheit nachkommen kann. Personenbezogene Daten werden vom Unternehmen auch zur Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Verpflichtungen verwendet.

In der folgenden Tabelle ist zusammengefasst, wie wir die über Sie erhobenen personenbezogenen Daten verwenden und zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

Personenbezogene Daten, ZweckAufbewahrung von Unterlagen für unsere Einstellungsverfahren, Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Biografische Angaben (einschließlich Name, Titel, Kontaktdaten) Alle Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben zur Verfügung stellen; Qualifikationen (einschließlich Ausbildung, Beruf und Weiterbildung); aktuelles Gehalt; Führerscheininformationen; Informationen, die Sie während Ihres Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stellen; Ergebnisse von Tests, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses durchgeführt wurden Leistung und berufliche Entwicklung; Referenzen (Daten früherer Beschäftigungsverhältnisse, Gründe für das Ausscheiden, Angaben zu Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Teamfähigkeit, Arbeitsstandard) Kommunikation mit Ihnen über den Einstellungsprozess Bewertung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Stelle; Feststellung, ob Sie die grundlegenden Anforderungen für die Vorauswahl und Einladung zum Vorstellungsgespräch erfüllen Entscheidung, ob Ihnen die Stelle angeboten wird Wenn Ihnen die Stelle angeboten wird, Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen zur Bestätigung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen, beruflichen Laufbahn und Eignung für die Stelle – endgültige Entscheidung über die Einstellung , Berechtigtes Interesse

Informationen zur Einstellung, einschließlich Korrespondenz, Überprüfung der Arbeitsberechtigung und zugehörige Dokumente, wenn wir diese benötigen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, z. B. um zu überprüfen, ob Sie berechtigt sind, in dem Land zu arbeiten, in dem Sie beschäftigt werden sollen. Gesetzliche Verpflichtung

Bilder und Tonaufnahmen (Geräusche, keine Gespräche), Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten; Zeiterfassung; Überwachung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und Parkvorschriften von Millboard; Unterstützung von Rettungsdiensten, berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung

, Zusätzliche Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung besonderer Kategorien oder anderer sensibler Daten,

Medizinische Informationen (Behinderungsstatus), Um zu prüfen, ob wir während des Einstellungsprozesses – beispielsweise während eines Tests oder Vorstellungsgesprächs oder in einer anderen Phase des Prozesses – angemessene Anpassungen vornehmen müssen, Gesetzliche Verpflichtung / Erfüllung eines Vertrags / Beurteilung der Arbeitsfähigkeit

Rasse, ethnische Zugehörigkeit, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung oder Gesundheit, wenn dies im öffentlichen Interesse erforderlich ist, z. B. zur Überwachung und Berichterstattung über Chancengleichheit , gesetzliche Verpflichtung / öffentliches Interesse an der Überwachung der Chancengleichheit innerhalb der Belegschaft

biometrische Bilder, die zu Ihrer Identifizierung verwendet werden können, Verhinderung und Aufdeckung von Straftaten; Zeiterfassung; Überwachung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und Millboard-Parkvorschriften; und Unterstützung von Rettungsdiensten, die Verarbeitung ist erforderlich, um die Verpflichtungen und spezifischen Rechte des Verantwortlichen oder der betroffenen Person im Bereich des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Sozialschutzrechts zu erfüllen; oder die Verarbeitung ist erforderlich, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, oder wenn Gerichte in ihrer gerichtlichen Funktion handeln;

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies erlaubt.

Weitergabe von Daten

Millboard kann von Zeit zu Zeit personenbezogene Daten von Mitarbeitern an Dritte weitergeben, sofern die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt sind. Wenn Ihre Bewerbung beispielsweise die Inanspruchnahme einer Personalvermittlungsagentur beinhaltet, können wir Informationen über den Fortschritt Ihrer Bewerbung, einschließlich Feedback zu Ihrer Leistung im Bewerbungsprozess und gegebenenfalls die Bedingungen, zu denen wir bereit sind, Ihnen eine Stelle anzubieten, an Ihre Personalvermittlungsagentur weitergeben.

Wenn Millboard einen Dritten mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Auftrag beauftragt, erhält dieser schriftliche Anweisungen, unterliegt der Geheimhaltungspflicht und ist verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen nur, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Diese unterliegen der Geheimhaltungspflicht. Unter keinen Umständen werden Ihre personenbezogenen Daten an Abteilungen oder Personen innerhalb des Unternehmens oder an Dritte weitergegeben, die keinen angemessenen Zugriff auf diese personenbezogenen Daten benötigen, um die Zwecke zu erfüllen, für die sie erhoben und verarbeitet werden.

Aufbewahrung und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies erforderlich ist und in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensrichtlinien zur Aufbewahrung und Löschung. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie wir sie benötigen, damit wir sie für die oben beschriebenen Zwecke verwenden können.

Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen, behördlichen, steuerlichen, buchhalterischen oder sonstigen Anforderungen.

Soweit erforderlich, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und soweit dies zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte erforderlich ist.

Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in der Regel für einen Zeitraum von 6 Monaten nach der entsprechenden Einstellung, vorbehaltlich zusätzlicher gesetzlicher Verpflichtungen und in Übereinstimmung mit den berechtigten Interessen des Unternehmens.

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zeitraum auf, damit wir im Falle einer Rechtsstreitigkeit nachweisen können, dass wir Bewerber nicht aus unzulässigen Gründen diskriminiert und das Einstellungsverfahren fair und transparent durchgeführt haben. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften sicher vernichten, es sei denn, Sie erteilen uns die Erlaubnis, sie für einen bestimmten längeren Zeitraum aufzubewahren, falls sich innerhalb des Unternehmens eine andere Stelle ergibt, für die Sie unserer Meinung nach geeignet sein könnten.

Ihre Rechte und Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung und dem Datenschutzgesetz von 2018 haben Sie eine Reihe von Rechten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören:

Recht auf Auskunft: das Recht, darüber informiert zu werden, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir Ihre Daten verarbeiten, wie lange wir sie aufbewahren und an wen wir sie weitergeben. Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt, um diesem Recht gerecht zu werden.

Recht auf Auskunft: Sie haben jederzeit das Recht, uns (durch einen Antrag auf Auskunftserteilung) zu fragen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, wie wir diese verwenden, an wen wir sie weitergeben und woher wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben. Sie können auch eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern.

Recht auf Berichtigung: Die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Sie können uns jederzeit auffordern, Ihre personenbezogenen Daten, einschließlich Ihrer Adresse und Kontaktdaten, zu berichtigen/aktualisieren, und wir werden dies auf Ihre Anfrage hin umgehend tun. Sie können auch verlangen, dass wir die Verarbeitung einschränken, wenn dies gerechtfertigt ist.

Recht auf Löschung: In einigen Fällen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wenn die Anfrage berechtigt ist, werden wir dies umgehend tun.

Widerspruchsrecht: In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu „blockieren” oder zu unterbinden. Sie haben auch das Recht, Entscheidungen zu widersprechen, die automatisiert getroffen werden und rechtliche oder ähnliche Auswirkungen auf Sie haben.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung basiert, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und das Recht, diese Daten in bestimmten Situationen an Dritte zu übermitteln.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, Einzelheiten zu den personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, anfordern möchten oder Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder den Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, haben, wenden Sie sich bitte an:

James Etheridge, Leiter Compliance: james.etheridge@millboard.com

Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Wir haben das Recht, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen an der Datenschutzerklärung vorzunehmen. Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung ist jederzeit auf unserer Website verfügbar. Diese Datenschutzerklärung datiert vom 1. November 2025.